Vođenje firme ne podrazumeva samo praćenje prihoda i rashoda. Jedan od najvećih izazova u svakodnevnom poslovanju jeste praćenje finansijskih obaveza: kredita, lizinga, poreza, dobavljača, zakupa, plata, doprinosa i svih drugih plaćanja koja dospevaju u različitim rokovima.

Problem često ne nastaje zato što firma nema novac, već zato što nema jasan pregled šta, kome i kada treba da plati.

Kada se obaveze prate kroz više Excel tabela, mejlova, poruka, izvoda i beleški, vrlo lako dolazi do propusta. Jedna rata kredita dospeva 5. u mesecu, lizing 12, PDV 15, dobavljač 20, zakup 25. I sve to možda nije problem dok je obaveza malo. Ali kako poslovanje raste, raste i broj rokova koje treba pratiti.

Zato je važno da firma ima jedan sistem u kojem se sve finansijske obaveze vide jasno, pregledno i na jednom mestu.

Zašto nije dovoljno oslanjati se na sećanje ili Excel

Mnoge firme na početku obaveze prate u Excelu. To je razumljivo, jer je Excel jednostavan, poznat i fleksibilan. Međutim, vremenom se pojavljuju problemi.

Tabele se često ne ažuriraju redovno. Neko unese jednu obavezu, ali zaboravi drugu. Jedna verzija fajla je na računaru, druga u mejlu, treća kod zaposlenog. Ponekad nije jasno šta je plaćeno, šta nije plaćeno, šta kasni, a šta tek dospeva.

Kod manjih firmi to možda neko vreme funkcioniše. Ali čim firma ima više kredita, više dobavljača, više poreskih obaveza i više redovnih mesečnih plaćanja, Excel lako postaje nepregledan.

Još veći problem nastaje kada vlasnik firme nema trenutni uvid u obaveze, već mora svaki put da pita knjigovođu, zaposlenog ili da sam proverava izvode i fakture.

Finansijske obaveze ne treba pratiti „otprilike“. Firma treba da zna tačno koliko duguje, kome duguje, kada obaveza dospeva i da li je plaćena.

Šta firma treba da prati

Dobar sistem za praćenje obaveza treba da omogući pregled nekoliko ključnih informacija.

Prvo, potrebno je znati vrstu obaveze. Nije isto da li je u pitanju rata kredita, lizing, porez, dobavljač, zakup ili neka druga obaveza.

Drugo, važno je znati iznos. Firma mora da ima pregled ukupnih budućih plaćanja, kako bi mogla da planira novčani tok.

Treće, ključan je datum dospeća. Obaveza koja dospeva danas nije ista kao obaveza koja dospeva za 30 dana. Kada se rokovi ne prate na vreme, lako dolazi do kašnjenja, zateznih kamata ili problema u odnosu sa dobavljačima.

Četvrto, potrebno je pratiti status obaveze. Da li je obaveza plaćena, delimično plaćena ili još uvek nije plaćena? Bez tog podatka firma nema realnu sliku svog finansijskog stanja.

Peto, važno je imati pregled po periodima. Vlasnika firme često ne zanima samo pojedinačna obaveza, već želi da zna koliko ga ukupno plaćanja očekuje ove nedelje, ovog meseca ili u narednih 30 dana.

Primer iz prakse

Zamislimo firmu koja ima:

• jedan investicioni kredit,
• jedan lizing za vozilo,
• mesečnu akontaciju poreza,
• PDV obavezu,
• zakup poslovnog prostora,
• desetak dobavljača,
• nekoliko redovnih mesečnih troškova.

Na papiru, svaka od ovih obaveza pojedinačno deluje jednostavno. Ali kada se sve saberu, firma može imati 20 ili 30 različitih plaćanja mesečno.

Ako se te obaveze ne prate sistemski, vlasnik firme često nema odgovor na jednostavna pitanja:

• Koliko obaveza dospeva ovog meseca?
• Koliko je već plaćeno?
• Koliko još treba platiti?
• Koji rokovi dolaze naredne nedelje?
• Koliko novca mora da ostane na računu da bi se obaveze izmirile na vreme?

Bez ovih informacija, poslovanje se vodi reaktivno. Plaća se kada neko podseti, kada stigne opomena ili kada se slučajno proveri stanje.

Mnogo bolje rešenje je da firma unapred zna šta je očekuje.

Pregled obaveza pomaže boljem planiranju novca

Praćenje obaveza nije važno samo zbog izbegavanja kašnjenja. Ono direktno utiče na planiranje novca.

Firma može imati dobru prodaju i solidan prihod, ali ako ne zna koje obaveze joj uskoro dospevaju, može pogrešno proceniti koliko novca stvarno ima na raspolaganju.

Na primer, stanje na računu može izgledati dobro danas. Međutim, ako za nekoliko dana dospevaju rata kredita, PDV i veliki dobavljač, taj novac možda već ima svoju namenu.

Zato pregled obaveza pomaže vlasniku firme da donosi bolje odluke. Da li sada može da investira? Da li može da isplati dodatni bonus? Da li može da poruči veću količinu robe? Da li treba da sačeka priliv kupaca pre novog troška?

Bez pregleda budućih obaveza, ove odluke se često donose na osnovu trenutnog stanja na računu, što može biti pogrešno.

Kako izgleda dobar sistem za praćenje obaveza

Dobar sistem treba da bude jednostavan. Njegova svrha nije da dodatno komplikuje poslovanje, već da vlasniku firme da jasan pregled.

Idealno je da se na jednom mestu vide:

• sve obaveze firme,
• rokovi dospeća,
• status plaćanja,
• iznosi po kategorijama,
• ukupno plaćeno i neplaćeno,
• obaveze koje uskoro dospevaju.

Takav pregled omogućava da firma ne zavisi od pamćenja, poruka, rokovnika i više različitih tabela.

Kada su sve obaveze objedinjene, vlasnik firme ima veću kontrolu nad poslovanjem i može lakše da planira naredne korake.

FinconPRO kao rešenje za praćenje obaveza

FinconPRO je aplikacija napravljena upravo sa idejom da firmama olakša praćenje finansijskih obaveza.

Umesto da se krediti, lizing, porezi i obaveze prema dobavljačima prate kroz više tabela i beleški, FinconPRO omogućava da se sve nalazi na jednom mestu.

Kroz aplikaciju možete imati pregled obaveza, rokova dospeća, statusa plaćanja i budućih plaćanja. Na taj način firma dobija jasniju sliku o tome šta je plaćeno, šta još nije plaćeno i koje obaveze dolaze u narednom periodu.

Cilj nije samo da se obaveze evidentiraju, već da vlasnik firme ima bolju kontrolu nad novcem i rokovima.

Jer u poslovanju nije dovoljno znati koliko novca trenutno imate na računu. Mnogo je važnije znati koje vas obaveze očekuju i da li ste spremni da ih izmirite na vreme.